1. Qu’est-ce qu’une action ?
En gestion de la qualité, une action désigne toute mesure mise en œuvre afin de corriger, prévenir ou améliorer une situation ayant un impact sur la conformité des produits, des services ou des processus. Elle constitue un levier essentiel pour assurer la satisfaction des clients et l’efficacité du système de gestion de la qualité.
Les actions peuvent être de différentes natures :
- Correctives, lorsqu’elles visent à éliminer la cause d’un écart détecté afin d’éviter qu’elle ne se reproduise ;
- Préventives, lorsqu’elles cherchent à supprimer la cause potentielle d’une non-conformité avant qu’elle ne se manifeste ;
En gestion de la qualité, on parle alors de CAPA (Corrective And Preventive Action), C’est un processus structuré qui regroupe l’ensemble de ces démarches. Il permet d’identifier les causes profondes des écarts, de définir les actions appropriées et de vérifier leur efficacité dans le temps.
Ainsi, la mise en place d’un système efficace de gestion des CAPA contribue à renforcer la maîtrise des processus et à instaurer une culture d’amélioration continue au sein de l’organisation.
Peu importe l’industrie dans laquelle vous travaillez, vous gérez des actions avec des responsables et des dates cibles. Vous devez effectuer des suivis et potentiellement extraire des statistiques. En qualité, vos actions découlent par exemple de vos non-conformités, des vos audits internes et externes, de vos réclamations par les clients, des contrôles de changements. D’autres départements peuvent se greffer à votre outil : la maintenance pour les actions sur les équipements incluant les étalonnages et calibrations, les ressources humaines pour leurs actions d’intégration des employés et tous les autres pour des demandes d’amélioration.
2. Quelles sont les étapes importantes dans la gestion des actions ?
- Création de l’action : lors de la détection du problème, il faut déclarer l’événement et définir ce qui doit être réaliser. C’est généralement à cette étape que l’on définit : le ou les responsable(s), la date visée, la criticité, le niveau de priorité et bien sûr ce qui doit être fait.
- Analyse des causes : celle-ci est effectuée en générale dans le processus parent de l’action : dans le cadre d’une non-conformité, d’une plainte, ou d’un audit par exemple.
- Clôture de l’action, avec une vérification éventuelle de son exécution et de son efficacité.
- Extraction régulière de statistiques ou Indicateurs Clés de Performance (KPI).
3. Virage sans papier, en quoi cela consiste ?
Beaucoup d’organisations créent et suivent leurs actions et leurs processus parents via des tableurs Excel, des outils vieillissants et rigides, des formulaires papiers ou des courriels.
Fichier Excel classique de gestion des CAPA
Dans le contexte de la digitalisation dans Visiativ Process, le processus Action est traduit sous forme de flux avec vos étapes, vos formulaires, vos champs.
Exemple de flux simple pour un processus CAPA
Exemple de formulaire d’ouverture d’une action à partir d’une non-conformité
Exemple de formulaire de choix des responsables
Exemple de courriel pour intervenir sur une non-conformité avec inclusion du lien pour y accéder et des champs que l’entreprise souhaite afficher
Les droits appropriés sont donnés à chaque étape :
- Qui peut créer ?
- Qui peut prendre en charge et catégoriser ?
- Qui peut réaliser ?
- Qui peut clore ?
Mais également de façon générale :
- Qui peut lire ?
- Qui peut modifier ?
Exemple de l’interface pour la gestion des actions par l’utilisateur Alex Coté. Il est possible d’y faire des filtres et d’extraire sous format Excel. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée pour sortir des Indicateurs Clés de Performance (KPI)
Exemple de tableau de bord des actions
4. Quels sont les avantages de Visiativ Process pour la digitalisation des actions ?
- Visualisation en un clic des actions en retard
- Réduction des échanges par courriel et des rencontres de suivi
- Possibilité de catégoriser les actions par type et de personnaliser les étapes en conséquence (action corrective ou préventive, action mineure ou majeure)
- Remontée rapide de résultats à la direction par des KPI
- 100% personnalisable
- Numéro unique incrémentiel attribué automatiquement à chaque document et selon votre nomenclature
- Champs automatiques
- Intégration à des processus parents tels que : non-conformités, audits, plaintes, changements
- Gestion multilingue
- Conformité réglementaire
- Intégrité des données
- Extraction de statistiques et génération d’un tableau de bord
- Liens bidirectionnels possibles avec vos autres systèmes tels que : ERP, BI, GED, GMAO
- Possibilité de faire pointer un outil IA sur vos données qualité
- Utilisation des processus sur le terrain sur tablettes ou téléphone
- Possibilité de déploiement d’un processus personnalisé en deux semaines